Duplo zakazani termini u salonu

Dva čoveka koja se pojave u isto vreme za istog frizera su neprijatnost koju svaki salon pamti. Jedan mora da čeka ili da ode, i bez obzira kako se to reši, utisak ostaje.

Ono što se ređe primeti je da se to skoro nikad ne desi zbog nepažnje. Desi se zato što termini u tom trenutku nisu bili na jednom mestu.

Više kanala, jedno vreme

Tipičan salon prima zakazivanja na četiri načina istovremeno. Neko pozove, neko pošalje poruku na Instagram, neko pita u prolazu, a neko dogovori sledeći termin dok plaća.

Svaki od tih kanala ima svoje kašnjenje. Poziv se upiše odmah, Instagram poruka kad frizer stigne da je pročita, dogovor u prolazu kad se neko seti. U tom razmaku, između dogovora i upisa, isti sat je slobodan za sledećeg ko pita.

Ovo je celina problema. Nije reč o tome da neko nije pažljiv, nego o tome da između dogovora i zapisa postoji vreme u kom sistem ne zna šta se dogodilo.

Sveska koju ne vide svi

U salonu sa više frizera sveska stoji na jednom mestu. Ako je jedan frizer upisuje, a drugi u tom trenutku razgovara telefonom sa svojim klijentom, drugi nema kako da zna šta je prvi upravo upisao.

To se pojačava kad svako vodi svoje termine na svoj način, neko u telefonu, neko u svesci, neko napamet. Tada ne postoji stanje rasporeda, postoji nekoliko verzija stanja koje se povremeno usaglase.

Rešenje nije stroža disciplina. Rešenje je da postoji jedno mesto koje je istinito u svakom trenutku, i da svi gledaju u njega.

Trajanje usluge koje se ne računa

Postoji i drugi oblik dupliranja koji ne izgleda kao dupliranje. Termini su upisani u različito vreme, ali se preklapaju jer je prvi duži nego što je iko računao.

Farbanje upisano u dvanaest, šišanje u jedan. Ako farbanje traje sat i po, u jedan još uvek traje. Formalno nema greške u svesci, praktično su dva klijenta u istoj stolici.

Ovo se dešava utoliko češće što je usluga duža i ređa. Šišanje svi znaju koliko traje, ali za tretmane koje radite jednom nedeljno procena često promaši.

Sistem u kom svaka usluga ima svoje trajanje uklanja ovu kategoriju u potpunosti, jer se sledeći slobodan termin računa tek nakon što se prvi završi.

Izuzeci koji se pamte umesto da se upišu

Frizer koji zna da mu je sledećeg petka pregled kod lekara to obično drži u glavi i planira da ne primi nikoga posle podne. Onda neko pozove u sredu, ne seti se, i termin bude upisan.

Sve što se pamti umesto da se zapiše pre ili kasnije propadne. Zato je korisno da jednokratne promene, praznik, godišnji, popodne kad ne radite, ulaze u raspored istog trenutka kad se saznaju, umesto da žive kao namera.

Šta ostaje i sa sistemom

Pošteno, jedan izvor dupliranja ostaje i kad sve radi kako treba. To je ručni unos.

Kad klijent pozove telefonom i vi upišete termin u sistem umesto njega, možete pogrešiti sat ili dan. Sistem će vas sprečiti da upišete preko postojećeg termina, ali ne može da zna da ste hteli četvrtak umesto srede.

Zato saloni koji pređu na zakazivanje preko aplikacije obično prime ostatak poziva tako što odmah dok su na vezi upišu termin i pročitaju ga klijentu naglas. To je stara navika koja i dalje ima smisla.

Ono što nestaje je onaj tip dupliranja koji nastaje iz razmaka, iz nevidljivosti između kanala i iz pogrešno procenjenog trajanja. To je najveći deo i on može da ode.