Kako uvesti novi sistem u salon

Sistem za zakazivanje retko propadne zbog toga kako radi. Propadne zato što se u salonu posle dve nedelje vratilo na staro, a niko to nije primetio dok termini nisu počeli da se gube između dva mesta.

Zbog toga uvođenje nije tehnički posao nego promena navike, i vredi mu prići tako.

Prvo se unosi ono što se ne menja

Pre nego što bilo ko zakaže termin, sistem mora da zna tri stvari: šta radite, koliko to traje i kada radite.

Usluge sa cenom i trajanjem su temelj. Ako su trajanja pogrešna, svaki ponuđen termin je pogrešan, pa nema smisla ići dalje dok se to ne sredi.

Radno vreme se postavlja po danu i po osobi, uključujući pauze. Dan bez radnog vremena je zatvoren dan.

Ovo je posao od jednog popodneva i vredi ga uraditi mirno, jednom, nego na brzinu pa popravljati mesecima.

Odredi se datum od kog važi

Najveća greška pri prelazu je da se ne odredi tačan trenutak.

Bez datuma, deo termina ide u sistem, deo u svesku, i niko ne zna koje mesto je istinito. Tada se ne dobija ništa, nego se dobija dupli posao i novi način da se termini izgube.

Čisto rešenje: od određenog datuma svi novi termini idu u sistem, a oni koji su već upisani u svesci ostaju tamo dok ne isteknu. Za dve do četiri nedelje sveska se sama isprazni.

Prepisivanje starih termina unazad nema svrhe i uvodi greške.

Prvo se navikava salon, pa klijenti

Redosled je važan.

Prvih nedelju dana termine u sistem upisujete vi, i to i one koji stignu telefonom. Cilj nije da klijenti odmah zakazuju sami, nego da raspored u sistemu bude potpun i da vi počnete da gledate u njega umesto u svesku.

Tek kad je to sigurno, ima smisla klijentima reći da mogu i sami. Ako se to uradi pre nego što raspored bude tačan, prvi klijent koji zakaže naleteće na pogrešno slobodno vreme, i to poverenje se teško vraća.

Klijenti se ne teraju

Klijent koji zove treba i dalje da bude primljen bez ijedne reči prigovora.

Prelazak se ne dešava tako što se ljudima kaže da više ne primate pozive. Dešava se tako što deo njih otkrije da je lakše zakazati sam, uveče, bez zvanja.

Praktično, dovoljno je da postoji link i da se pomene usput. Ko hoće, koristiće. Stariji klijenti će zvati i posle godinu dana i to je u redu.

Cilj nije da telefon nestane, nego da se broj poziva prepolovi.

Otpor osoblja je pravi rizik

U salonu sa više ljudi ovo je najčešći razlog zbog kog uvođenje propadne.

Otpor retko dolazi iz nesnalaženja sa telefonom. Češće dolazi iz osećaja da se sada meri ko koliko radi, i da će raspored biti nečija kontrola umesto pomoć.

To se ne rešava pravilom nego razgovorom, i to unapred. Vredi biti jasan šta se time dobija za njih same: manje prekida u toku rada, manje sudara, i to da im niko ne upisuje termine u vreme kad ne rade.

Ako neko i dalje vodi svoje termine posebno, raspored salona nije potpun, i sve ostalo pada.

Prve nedelje se gleda u oba

Nekoliko dana će vam biti neprijatno da verujete sistemu i to je normalno.

Držite svesku uz sebe i proveravajte, ali upisujte samo u sistem. Ako se pojavi neslaganje, ono je gotovo uvek zbog nečega što nije uneto, najčešće pauze ili neradnog dana.

Posle dve nedelje sveska prestaje da bude potrebna sama od sebe. Ako i posle mesec dana i dalje gledate u papir, nešto u sistemu ne odgovara stvarnosti i to vredi naći.

Šta se proverava posle prvog meseca

Kad prođe mesec dana, tri stvari vrede pogleda.

Trajanja usluga. Ako redovno završavate kasnije nego što piše, prekratka su.

Radno vreme. Ako je neki deo nedelje stalno prazan, možda ga ne treba držati otvorenim.

Delovi dana koji se ne popunjavaju. Ako su iste rupe iz nedelje u nedelju, to nije slučajnost nego raspored koji ne odgovara ljudima.

Prvi unos je uvek procena i to je u redu. Loše je samo ako ostane nepromenjen zauvek.

Šta ovo ne rešava

Pošteno: uvođenje sistema neće doneti nove klijente. Uređuje posao koji već postoji.

Takođe, salon u kom se ne poštuju dogovori neće to popraviti softverom. Ako neko upisuje termine mimo sistema, sistem je samo još jedno mesto koje nije tačno.

Ono što se realno dobija posle prvog meseca je raspored koji svi vide isto, manje poziva u toku rada, i manje termina koji propadnu jer ih niko nije zapamtio.